Point das DMS für große Unternehmen
Point für große Unternehmen
Perfekte Kundenkommunikation
Point-Ein bewährtes System
POINT - DMS für große Unternehmen mit Kundenkontakt
Point – die perfekte und bewährte DMS-Lösung für alle Großunternehmen.
Dazu gehören Energieversorger, Service-Center, Versicherungen….. Kurzum alle Unternehmen die täglich eine sehr große Anzahl an Dokumenten durch viele Mitarbeiter zu bewältigen haben.
Beispielzahlen aus aktuellen Projekten:
Im produktivem System befinden sich über 6 Millionen Dokumente und 500 Mitarbeiter.
Aufgabenstellung:
Jedes Unternehmen kommuniziert täglich vielfach entweder schriftlich (Brief, Fax, E-Mail) oder telefonisch mit Ihren Kunden. Beide Eingangskanäle (Schrift und Telefonie) gilt es nun effizient und professionell zu bedienen.
Daraus ergeben sich folgene Aufgaben:
Posteingang und -ausgang per Brief, Fax oder E-Mail
Durch den täglichen Postein -und ausgang fällt eine große Anzahl von Dokumenten an. Jedes eingehende Dokument muss nach festen Regeln schnell und nachweisbar dem richtigen Mitarbeiter zur Bearbeitung zugestellt und sicher archiviert werden. Der Postausgang ist ebenfalls effektiv zu organisieren. Bei der Erstellung von z.B. Antwortschreiben auf eine eingegangene E-Mail muss der Mitarbeiter durch professionelle Tools unterstützt werden. So werden beispielsweise vorgefertigte Textbausteine zur Verfügung gestellt, Schnittstellen zu ERP-Systemen genutzt um Stammdaten zu bearbeiten oder um Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge einzusehen die zur Bearbeitung notwendig sind.
Eingehende Telefongespräche über eine ACD
Der Kunde wird Ihnen sein Anliegen nicht nur schriftlich sondern auch telefonisch mitteilen. Dadurch entsteht die Notwendigkeit, den Anrufer schnell mit dem richtigen Mitarbeiter zu verbinden.
Das Konzept:
Beide Kanäle (Schrift und Telefonie) werden über unser System "Point" verbunden. Somit bekommen Ihre Mitarbeiter nach festen Regeln automatisch entweder ein Dokument oder ein Telefonat zur Bearbeitung zugestellt.
Somit kann sich der Mitarbeiter zu 100% auf eine (!) Tätigkeit konzentrieren und wird nicht abgelenkt. Durch dieses Konzept steigt die Effektivität und Zufriedenheit enorm.
Über Schnittstellen (z.B. zu SAP, WorkFlow-Systeme, Mailsysteme, Telefonanlagen wie Siemens, WBE, Aspect, Shortel etc) können beliebige Systeme verbunden werden.
Viele nützliche Tools unterstützen die Mitarbeiter bei der Beantwortung von E-Mails, Erstellung von Anschreiben, Suche nach Schriftstücken und Akten ( z.B. aus SAP).