Mitarbeiter verbringen bis zu 30% der Arbeitszeit damit nach Unterlagen, E-Mails und Informationen zu suchen. Das ist nicht nur unproduktiv sondern verursacht auch hohe Kosten.
Man denke nur an die unzähligen E-Mails und Briefe die täglich mehr werden. Ein Problem ist auch, dass sich die gesuchten Informationen in den unterschiedlichsten Speicherorten befinden. E-Mails in verschiedenen Postfächern, elektronische Briefe und Dateien in diversen Verzeichnissen bzw. Papierunterlagen in Aktenschränken.
Werden aber alle E-Mails, Dokumente und Daten an einem einzigen Ort mit eindeutigen Suchbegriffen versehen gespeichert, reduzieren sich nicht nur die Such- und Ablagezeiten auf ein Minimum sondern auch die Kosten. Genau dafür werden Dokumenten-Management-Systeme (DMS) eingesetzt.
Dokumenten-Management
Seitdem es Papierdokumente gibt ist es zwingend notwendig eine logische, einheitliche und verbindliche Ablagestruktur festzulegen. Festgehalten wird diese Struktur in einem sog. Aktenplan. Darin ist klar geregelt, an welchem Ort, Akt, Register bestimmte Papierdokumente abzulegen sind und wie die Akten, Register und Dokumente zu bezeichnen sind.
Mit der Einführung des Computers und die einhergehende Erzeugung von elektronischen Dokumenten, sind ähnliche Überlegungen notwendig.
Im einfachsten Fall erzeugt jeder Benutzer eines Computers entsprechende Verzeichnisse, in denen er die elektronischen Dokumente geordnet ablegt. Damit eine verbindliche Ablagestruktur eingehalten wird und kein Chaos entsteht ist es ratsam, analog zu den Papierdokumenten, ebenfalls einen entsprechenden Ablageplan (Aktenplan) zu erstellen.
Was ist ein Dokumenten-Management-System (DMS)?
Durch die stetig ansteigende Anzahl elektronischer Dokumente wird es schnell unübersichtlich und erzeugt einen hohen Zeitaufwand, alle Dokumente in Verzeichnisse abzulegen und zu suchen.
Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind Archivsysteme die dafür entwickelt wurden, den User bei der Ablage und Suche effektiv zu unterstützen. Alle Dokumente werden an einem Ort (dem DMS) abgelegt und eindeutig mit Suchbegriffen versehen archiviert. Somit reicht die Eingabe von einfachen Suchbergriffen aus, um in kürzester Zeit den kompletten Akt oder sogar das einzelnen Dokument bzw E-Mail wieder zu finden.
Somit wird die Ablage- und Suchzeit auf ein Minimum reduziert und man hat Zeit für wichtigere Dinge.
